Un minimum que chacun doit maîtriser

Pour la comptabilité la plus simple, un simple cahier grand format peut suffire.

Ranger, classer les pièces comptables

Il est primordial de pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre (en cas de contrôle, cette simple possibilité montrera votre bonne volonté et votre bonne foi).

Le plus courant est de créer quatre classeurs :

  • cotisations, dons (doubles des reçus, carnets à souches, etc.) et les subventions (lettres d’engagement, bordereaux de versement, etc.) ;
  • recettes d’activités (factures clients, relevés de billetterie, etc.) ;
  • dépenses (factures fournisseurs, quittances de loyer, etc.) ;
  • banque (talons de chéquiers, relevés de banque, etc.).

Numéroter les pièces comptables

Les pièces comptables arrivent dans le désordre. La meilleure solution est de mentionner, dès leur arrivée, un numéro d’ordre (1, 2, 3, etc.), précédé du numéro du classeur, dans lequel seront rangés les documents. Le numéro devra être reporté sur tout autre document correspondant (par exemple le numéro d’ordre d’une facture reporté sur le talon du chèque la réglant).

Définir des catégories adaptées à l’activité de l’association

Au-delà de l’enregistrement de chaque mouvement financier, la comptabilité sert à effectuer des regroupements pertinents. Concrètement cela veut dire qu’il faut indiquer dans le même compte, la même colonne, les sommes que vous souhaitez regrouper, afin de pouvoir les additionner.

Le « plan comptable général » a à peu près tout prévu : n’en retenez que ce qui est adapté à votre activité.

 

S’informatiser

L’informatisation vous facilitera la tâche pour traiter des informations devenues quantitativement importantes et pour établir des résultats standardisés, lisibles par tous et conformes à la demande des pouvoirs publics.

Saisir les écritures correctement ne nécessite pas forcément une connaissance approfondie de la comptabilité. Il est malgré tout indispensable de débuter avec une personne qui a déjà pratiqué. Nous vous recommandons d’avoir recours à un expert-comptable, qui validera vos écritures et établira bilan et compte de résultat avec vous.

La comptabilité ne change pas (ou très peu) et les logiciels de comptabilité sont rodés et vous permettront d’effectuer votre comptabilité dans les normes. Seul le confort d’utilisation peut faire la différence. Dans la plupart des cas, le premier niveau de logiciel vous suffira très amplement et vous n’avez aucune raison de dépenser plus de 200 euros dans son achat.

 

Bilan et compte de résultat

À partir de l’enregistrement des opérations courantes, l’objectif de la comptabilité d’établir chaque année deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat.

Le bilan

Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de votre association à un instant donné. Il est communément présenté en deux colonnes intitulées « Actif » et « Passif ».

À l’actif figurent :

  • les « immobilisations » regroupent tout ce que l’association possède durablement pour son activité (locaux si vous en êtes propriétaire, matériels de bureau, etc.) ;
  • les « stocks » (biens produits dans le cadre de l’activité ou permettant de la financer) ;
  • les « créances » c’est-à-dire ce que l’on vous doit (adhésions, « clients », etc.) ;
  • votre compte « banque » (s’il est positif).

Au passif figurent :

  • les « capitaux permanents » ou « apports » regroupent tout ce que l’association a mobilisé pour financer les investissements nécessaires à l’activité de l’association ;
  • les « dettes » (« fournisseurs », « État » et « organismes sociaux ») ;
  • votre compte en banque, si vous êtes à découvert.

 

Le compte de résultat

Le compte de résultat reflète le film des événements de l’année à travers un tableau ou l’on trouve les « charges » et les « produits ». A noter qu’il s’agit de notions différentes de celles de « clients » et de « fournisseurs » qui existent aussi en comptabilité mais qui n’enregistrent que ce qu’il reste à recevoir ou à régler et figurent au bilan.

Attention, ne doivent y figurer que les dépenses et les recettes de l’année. Si l’association a réglé au cours de l’année des dépenses de l’année précédente, elles ne doivent pas figurer dans les charges. Par contre, si des dépenses de l’année n’ont pas encore été réglées, elles doivent néanmoins figurer dans les charges. Il en va de même pour les produits.

Le « résultat » est constitué tout simplement par la différence entre le total des produits et le total des charges de l’année.