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Forum associatif : Proposer, Exposer, Animer

Que ce soit une première ou un exercice habituel, la participation à un forum des associations doit faire l’objet d’une préparation soignée. Même si vous avez l’habitude de ce type d’événement, il convient de bien en apprécier l’investissement nécessaire pour pouvoir mettre ce rendez-vous au profit de votre projet associatif.

Aujourd’hui, il est d’usage que les forums se préparent en concertation avec les associations concernées. Votre première mission en tant que participant potentiel sera donc de participer aux réunions de pilotage pour que ce forum soit à la fois une vitrine de votre dynamique associative et un réel tremplin pour son développement.

Proposer

Vous devrez pour cela avoir préalablement réfléchi à ce que vous attendez du forum et des dispositions que vous souhaiteriez voir prises : organisation de l'espace, communication, animations... Vous pouvez par exemple vous réunir en interne afin de fixer les objectifs escomptés en préfiguration des comités de pilotage de l’évènement. Si la manifestation a un thème (le bénévolat, le développement durable, la culture pour tous etc.), essayez de réfléchir à ce que vous pourriez proposer par rapport à ce thème et qui vous permettrait par la même de remplir tout ou partie de vos objectifs. Les réunions sont aussi l’occasion de rencontrer les autres associations et de réfléchir aux synergies possibles. Deux associations aux activités complémentaires pourront ainsi proposer une animation commune. Si vous repérez une autre structure qui vous semble partager vos idées proposez-lui une rencontre spécifique afin d'envisager une action ou le partage d'un espace.

Exposer

Un forum, c'est d’abord un espace d'exposition. Vous devrez donc concevoir une mise en espace représentative de vos activités. Vous pourrez par exemple prévoir de petits éléments de décoration, des supports d'affiches, ou éventuellement  une projection. Exposez les supports de communication de vos événements ou de ceux auxquels vous avez participé, créez un organigramme de votre structure, et de votre réseau, ou encore un diaporama... Le principal est que l'information soit synthétique et parlante. Etablissez une liste de vos besoins matériels : rallonges électriques, connexion internet, surface nécessaire, tables, etc. Si vous amenez du matériel de l’association ou si vous en emprunter, pensez à l’étiqueter pour vous prémunir d’éventuelles pertes.

Animer

En plus des dirigeants, il est bon que les membres de l’association soient présents. Leur mobilisation sera d’autant plus forte s’ils ont été partie prenante en interne de toutes les décisions relatives au projet du forum (validation de la participation, évaluation financière de l’opération etc.). Ils pourront témoigner de leur intérêt à l'association, de son bien-fondé et de sa légitimité à intervenir dans son domaine d’activité et aussi du plaisir qu'ils en retirent. Un usager ou un bénévole satisfait est le meilleur ambassadeur qui soit. Confiez-leur le soin de mettre en place une animation (démonstration, mini-conférence, production audiovisuelle...), ou de prendre en charge une partie de l'organisation. Associez-les dès le début à la préparation du forum (représentation aux réunions de préfiguration, détermination de la feuille de route de l’événement, etc.). Pour les bénévoles, le fait de devenir le porte-parole de leur association peut également être source de motivation à s'impliquer davantage dans la gestion et l'animation.

Livre d’or

La participation de l’association ne doit pas se limiter à la manifestation en elle-même. Collectez les coordonnées de vos visiteurs dans une sorte de « livre d'or ». Les personnes seront plus tentées de « signer » ce cahier spécifique qui laisse la place à l’appréciation qu'une simple « feuille d'émargement ». De retour à votre siège, classez les sans attendre, et prévoyez d'envoyer un mail ou une carte de remerciements.