Organiser une conférence de presse
Une conférence de presse suppose une réflexion préalable approfondie tant au niveau des objectifs de la conférence qu'au niveau du contenu du message lui-même.
Que ce soit pour annoncer un festival, sensibiliser sur une problématique particulière ou lancer une
campagne de recrutement de bénévoles, le travail en amont est très important pour réaliser un dossier de presse comportant les informations indispensables.
Où, quand et qui ?
Choisissez une date et un horaire appropriés (assurez-vous qu'il n'y a pas d'autres conférences de presse ou d'évènement concurrent le même jour). Préférez la fin de matinée ou la fin d'après-midi (pour une inauguration, ce peut être en début de soirée). Le lieu doit être agréable, et posséder, si possible, de bonnes qualités acoustiques. Ciblez vos invités par des invitations nominatives envoyées deux à trois semaines à l'avance et relancez-les quelques jours avant, pour confirmation de leur présence. Pensez à vous mettre en rapport suffisamment tôt avec le service protocole des collectivités locales, si vous souhaitez la présence de personnalités politiques. Invitez vos partenaires et des acteurs de terrain de votre domaine d'activité pour montrer la dynamique de votre événement.
Le matériel
Prévoyez tous les éléments techniques susceptibles d'être utiles : écran, rétroprojecteur, micros... Vous pouvez réaliser votre présentation en utilisant des supports visuels qui aident à capter l'attention. Par exemple, utilisez un ordinateur portable dont les écrans PowerPoint sont projetés par un vidéoprojecteur. Un titre et quelques mots fixeront les idées-forces de votre exposé. Cela peut être aussi des extraits de films vidéos, de bandes son... Si des déplacements sont prévus (visite de lieu, parcours d'une exposition), n'hésitez pas à répéter votre intervention pour repérer les temps d'arrêt, les endroits à mettre en avant, et évaluez le temps nécessaire, etc.
Les intervenants
Choisissez la personne la plus appropriée pour prendre la parole. N'excédez pas une heure trente d'intervention, au-delà la qualité d'écoute s'étiole. Il peut y avoir plusieurs orateurs, et vous pouvez aussi faire intervenir des personnes extérieures, telles que vos partenaires, des institutionnels, experts, artistes, etc. Généralement, l'exposé rappellera la démarche qui a prévalu à l'organisation de l'événement, son intérêt par rapport à un contexte, ses objectifs. Pensez à remercier les opérateurs, les partenaires, les soutiens, etc. Prévoyez une conclusion pour rappeler les points importants, mais surtout proposez un temps de questions-réponses (ce qui suppose d'avoir préalablement réfléchi aux questions susceptibles d'être posées et préparé réponses et argumentaires). Clôturez la conférence ou l'inauguration par un apéritif dînatoire pour permettre à l'échange, entre vous et tel ou tel journaliste mais aussi entre toutes les personnes présentes, de se poursuivre.
Les clubs de presse régionaux
Les clubs de presse sont des associations 1901 qui regroupent des professionnels de la communication et des journalistes. Ils sont au fait des différents médias locaux et organisent parfois des revues de presse. Ils ont leur union nationale, l'Union des clubs de presse en France, et vont même, selon les régions, jusqu'à proposer des formations (le club de Rennes, par exemple) et des locaux. Tous ou presque éditent un annuaire de la presse régionale. Un bon interlocuteur pour des conseils, des contacts et un panorama des médias opérationnels dans votre région.